Erfahrungen auf dem Weg zur NextGenerationWorX in Serie #2 Kontrolle ist eine Illusion

#2 Kontrolle ist Illusion “- erlaube dem System sich dynamisch selbst zu steuern”

Willkommen beim Lesen unseres zweiten Teils, dieser Serie…. 

Wir waren es gewohnt die klassischen Werkzeuge des Projektmanagements und des Projektcontrollings zu nutzen. Wir hatten scheinbar alles unter Kontrolle:  detaillierter Projektplan, Reportingstrukturen, Risikoregister, Projektänderungsprozeduren – und natürlich waren immer alle Ampeln auf grün. Aber gefühlt haben wir uns nur im Schneckentempo bewegt. Immer stärker wurde das Gefühl, dass wir uns selbst etwas vormachen und uns hinter Zahlen und Strukturen verstecken. Erst als wir diese Art des Berichtswesen und Kontrollmechanismen aus unserem Projekt herausgenommen hatten, konnten die Beteiligten sich wieder auf ihren eigentlichen Zweck konzentrieren. Besonders stark wirkte sich diese Entscheidung auf die Priorisierung der wichtigen Aufgaben aus. Das lösen der “Handbremse” durch das Abschaffen der Kontrolle vorgeplanter Aufgaben führte dazu, dass das Team immer wieder neu die wichtigen Problemstellungen priorisierten. Das waren genau die, die für den Sinn&Zweck des Teams zu dem jeweiligen Zeitpunkt am notwendigsten waren. Das führte zu einer dynamischen Priorisierung im Team, was zu einer deutlichen Beschleunigung des Projektfortschritts führte.

  • “ Zentrale Steuerung in einem komplexen System verhindert eine effiziente Entwicklung und meistens ist Kontrolle nur eine Illusion”
  • “Wir versuchen nicht mehr die Dynamik des Systems zu kontrollieren weil wir die Sicherheit und Erkenntnis gewonnen haben, dass das System die Dynamik selbst unter Kontrolle hat.”
  • Vertrauen und Verantwortung müssen neu gelernt werden, das Ergebnis ist ein mündiges Team mit mündigen Mitarbeitern, die als Teilhaber 100% ihrer Fähigkeiten auf das gemeinsames Ziel verwenden. 
  • “Wir leben offene Kommunikation zu jeder Zeit, als Ersatz für Statusmeetings und Kennzahlensystemen” 

Diese Erkenntnisse zeigen die eigentliche Änderung in der Arbeitsweise auf. Es geht nicht mehr darum mit Kontrollsystemen, alle Beteiligten zum Arbeiten zu bewegen, sondern darauf zu vertrauen, dass die ohnehin freiwillig angenommene Aufgabe mit dem besten Ergebnis erfüllt werden. Das geschieht auch, da die Teilhaberschaft an den gemeinsamen Zweck, sehr viel mit Selbstverwirklichung und einen “Fußabdruck hinterlassen” zu tun haben. Das sind Grundbedürfnisse, die uns antreiben. Anerkennung zu bekommen und Teil eines “größeren Ganzen” zu sein ist für viele Menschen die eigentliche Motivation, einen Wert zu schaffen – im Gegensatz zu künstlichen Performance Indikatoren, deren Aufgabe es ist zu kontrollieren. Das heißt nicht, dass Kennzahlen abgeschafft werden sollen. Kennzahlen sind für die Ausführenden wichtig, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgabe brauchen. 

Auch die langwierigen  Statusmeetings, die häufig bei komplexen Projekten oder Organisationsstrukturen entstehen haben wir abgeschafft. Dort werden Informationen zu allen Beteiligten gebracht, ob sie sie nun brauchen oder nicht. Ein typischer Informations-Push! Wir haben es umgedreht. Wer eine Information braucht, der holt sie sich. Interessant bei dieser Vorgehensweise war, dass nur noch für die übergreifenden Themen wichtigen Information oder Informationen wie “ Wir haben es geschafft! / Ich brauche Hilfe!” ausgetauscht wurden. Diese Informationskultur war nicht nur effizienter, sondern sorgte bei uns im Team für eine vorwärtsgerichtete Grundstimmung, steigerte das Teamvertrauen und hat am Ende zu einer effizienteren Arbeitsweise geführt. Wir haben uns auf die wesentlichen und für den Moment wichtigen Dinge konzentriert. Räumliche Nähe unserer Teammitglieder war ein weiterer Erfolgsfaktor. 

Ein weiterer kleiner aber wichtiger Nebeneffekt entstand durch das immer weiter verkürzen des Satusmeetings. Ein Satusmeeting wird auch häufig genutzt, Wertschätzung vom Team- oder Projektleiter zu bekommen, wenn man die Aufgaben zu seiner vollen Zufriedenheit erfüllt hat. Aus unserer Sicht ist das völlig legitim und gut. In Kombination mit dem Fakt, dass Aufgaben jetzt aus dem Team heraus definiert wurden, ist ein interessanter Ersatzmechanismus entstanden. Unter anderem nahm die Kommunikation im Team zu, da sich nun die Teammitglieder untereinander ihre Erfolge berichteten, um Wertschätzung im Team zu erlangen. Dieser kleine Effekt sorgte ohnehin dafür, dass die richtige Information an den richtigen Ort gelangte. Der größte Nutznießer der Information gibt die höchste Anerkennung & Wertschätzung… und genau das ist das, was wir für unsere Motivation am meisten brauchen, Erfolg.

Die dargestellten Mechanismen führten klar dazu, das sich ein Organisationssystem selbst steuert kann und das Kontrolle von außen nichts weiter ist, wie eine Illusion, die bremst, Räume nimmt und uns alle hindert, dass “Richtige” zu tun.

nächste Folge: #3 “Öffne Räume und das Team wird sie ausfüllen”

… viel Spaß beim kontroversen Diskutieren.

...Zentrale Steuerung in einem komplexen System verhindert eine effiziente Entwicklung und meistens ist Kontrolle nur eine Illusion...

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